NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN MÀ NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG CẦN BIẾT

Để trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, để tạo ấn tượng tốt và được tuyển dụng bạn cần trang bị cho mình một số kĩ năng cơ bản nhưng rất ít người để ý. Bài viết dưới đây sẽ “mách nhỏ” cho bạn một số kĩ năng tin học mà bất kì nhân viên văn phòng nào cũng cần phải có

1. Nhân viên văn phòng phải biết đánh văn bản thuần thục bằng 10 ngón tay

Hầu hết những người dùng máy tính đều mong muốn gõ văn bản nhanh mà không cần nhìn bàn phím. Đối với các nhân viên văn phòng phải thường xuyên làm việc với văn bản thì kỹ năng gõ 10 ngón là rất cần thiết. Điều này giúp rút ngắn được thời gian hoàn thành văn bản và tăng năng suất công việc. Bên cạnh đó, kĩ năng này sẽ giúp bạn tăng cường khả năng phản xạ với ngôn ngữ hơn, đồng thời sẽ giúp cho một nhân viên văn phòng tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng hiệu quả công việc lên nhiều lần.Hãy tưởng tượng bạn sẽ tiết kiệm như thế nào khi chỉ cần 30 phút để hoàn thành văn bản thay vì mất 2-3 giờ với cách đánh máy cũ ? Trên hết, bạn sẽ gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng với khả năng đánh máy thành thạo của mình.

Nhân viên văn phóng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian nhờ kĩ năng đánh máy nhanh
Nhân viên văn phóng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian nhờ kĩ năng đánh máy nhanh

2. Biết các phím tắt trên bàn phím giúp nhân viên văn phòng thao tác nhanh hơn

Phím tắt trên máy tính giúp người dùng sử dụng máy tính hiệu quả hơn thông qua việc kết hợp các phím với nhau để gọi một tính năng nào đó, thay vì phải tìm và chọn thủ công. Phím tắt tỏ ra cực kỳ hữu dụng trong những ứng dụng có quá nhiều tính năng chẳng hạn như Microsoft Office Excel (tìm hiểu thêm về Excel nâng cao tại đây). Việc Copy/Paste với Ctrl-C và Ctrl-V là việc làm khá thường xuyên và nhiều người biết đến. Tuy nhiên bạn đã biết hầu hết các phím tắt trên bàn phím quan trọng chưa.? Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cần phải biết một số phím tắt “vàng” Excel sau.

Nắm được các phím tắt vàng giúp nhân viên văn phòng thao tác dễ dàng và chuyên nghiệp hơn
Nắm được các phím tắt vàng giúp nhân viên văn phòng thao tác dễ dàng và chuyên nghiệp hơn

 3. Sao Lưu Dữ Liệu một cách an toàn

Nhân viên văn phòng ngoài việc thao tác nhanh trên máy tính cần có tính cẩn thận đảm bảo mọi thông tin dữ liệu được bảo vệ an toàn. Sao lưu dữ liệu là việc làm khá quan trọng bởi vì nó làm giảm nguy cơ bạn đánh mất những dữ liệu quan trọng như bức ảnh kỷ niệm quý giá, những file tài liệu phục vụ công việc… trong trường hợp ổ cứng hỏng hay laptop bạn bị mất trộm… Việc sao lưu dữ liệu không phải là quá khó, tuy nhiên khi mà có quá nhiều cách để bạn làm điều này thì với người dùng thông thường, họ sẽ cảm thấy bối rối không biết nên chọn cách nào cho hiệu quả. Vì thế một nhân viên văn phòng kĩ lưỡng nên sử dụng tới ít nhất hai trong ba phương pháp dưới đây nếu có thể nên áp dụng cả ba đối với những dữ liệu thiết yếu.

 Sử dụng ổ cứng di động để sao lưu dữ liệu

    Lưu trữ đám mây : Onedrive, Dropbox, Google Drive…

     Lưu trên đĩa     : CD, DVD, Blu-Rays

Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp luôn kỉ lưỡng trong mọi việc
Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp luôn kỉ lưỡng trong mọi việc
4.  Sử dụng thành thạo Microsoft Office.

Đây là  tip thiết yếu và quan trọng nhất mà một nhân viên văn phòng cần phải ghi nhớ!

Bởi vì hiện nay khi mà yêu cầu của nhà tuyển dụng ngày càng trở nên coi trọng và khắt khe hơn với các kỹ năng về : Word, Excel nâng cao, Powerpoint, … đòi hỏi bắt buộc mỗi cá nhân phải tự hoàn thiện các kỹ năng mềm cho bản thân mình. Do vậy, chứng chỉ tin học MOS mang tầm cỡ quốc tế ngày càng được nhiều người biết đến (nếu bạn chưa biết về MOS hãy xem bài viết này).  Đối với sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường, người đang tìm việc hay đã có việc làm thì chứng chỉ MOS thực sự cần thiết. Giúp bạn tăng năng suất tiết kiệm thời gian làm việc, bạn có thể tập trung làm các công việc chuyên môn thay vì tốn thời gian để xử lí các nội dung trên máy tính. Bên cạnh đó MOS còn giúp những nhân viên văn phòng tăng cường lợi thế cạnh tranh trong môi trường lao động, cơ hội có được công việc với thu nhập cao hơn, có cơ hội thăng tiến cao hơn trên con đường sự nghiệp. Và đặc biệt đối với một nhà quản lý doanh nghiệp thì đây ắt hẳn là một yếu tố không thể thiếu , giúp cung cấp công cụ quản lý điều hành cho doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp tối ưu trong việc đưa ra và lựa chọn các phương án kinh doanh.

Thành thạo Microsoft Office là yếu tố then chốt để trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp
Thành thạo Microsoft Office là yếu tố then chốt để trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Vậy làm sao để nhân viên văn phòng có được chứng chỉ MOS và học MOS có khó không ? Câu trả lời là “không” khi bạn bắt đầu học ngay bây giờ. Nếu bạn không biết học MOS ở đâu tốt nhất tại tp.HCM, bạn có thể đăng kí tại đường link dưới đây

http://thkt.ueh.edu.vn/dang-ky/

Qua trên tôi đã chia sẻ cho bạn một số cách giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc lên nhiều lần và trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp. Hãy ghé thăm website thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất, bạn cũng có thể xem thêm các bài viết hay khác tại đây .

Cảm ơn bạn đã xem hết bài viết, chúc bạn đạt nhiều thành công trong công việc.

 

Trả lời